A képviselőknek ki kell tölteniük a KOMA nyomtatványt, amelyet kizárólag elektronikusan lehet benyújtani. A kérelem benyújtása illetékmentes. Az elektronikus benyújtás feltétele az Ügyfélkapus regisztráció, amit bármelyik kormányablakban, illetve a NAV erre kijelölt ügyfélszolgálatain lehet megtenni.

A KOMA adatbázisban csak azok az adózók szerepelhetnek, akik teljesítik a feltételeket:

a) az adózónak a közzétételt megelőző hónap utolsó napján nincs a NAV-nál nyilvántartott nettó adótartozása, valamint köztartozása;
b) nincs behajthatatlanság címén nyilvántartott, de el nem évült adótartozása;
c) az adózó nyilatkozata alapján a közzétételt megelőző hónap utolsó napjáig esedékes bevallási és befizetési kötelezettségének maradéktalanul eleget tesz/tett;
d) adószámát nem függesztették fel;
e) nem áll csődeljárás, végelszámolás, illetve felszámolási eljárás alatt;
f) csoportos adóalanyiság esetén a csoportos adóalanynak nincs általános forgalmi adótartozása;
g) nem minősül adó megfizetésére kötelezettnek;

Az önkormányzati képviselő az adatbázisba történő felvételének kérelmezését követő hónap utolsó napjáig köteles a képviselő-testületnél igazolni az adatbázisba való felvételének megtörténtét.
A KOMA-ban szereplő adózókat az adóhivatal minden hónapban felülvizsgálja, hogy továbbra is megfelelnek-e valamennyi feltételnek. Amennyiben nem, akkor a NAV törli az adatbázisból. A változásról, törlésről a képviselő-testület és a kormányhivatal is értesítést kap.